Trước hết chúng ta cần phải xác định câu trả lời cho các câu hỏi sau : viết cho ai?( đối tượng), viết cái gì ?(mục đích), và viết như thế nào?( cách thức)
Tất nhiên đối với mỗi loại letter chúng ta sẽ có câu trả lời khác nhau, sau đây sẽ là một số gợi ý dành cho các bạn.
I) FORMAL LETTERĐối tượng: những người cấp trên, hay người bề trên; đối tác,....
Mục đích: xin lỗi, thương lượng, sắp xếp lịch hẹn,....
Cách thức: bố cục một letter thường gồm 3 phần chính sau
1) Introduction ( mở)
Dear + tên người nhận,
thường là Mr/Mrs/Miss/Ms + họ của người nhận
trong tên tiếng anh, họ và tên thường có trật tự ngược với họ tên của người Việt, ví dụ Tom Backer, thì tên là Tom còn họ lại là Backer => Mr Backer
EX: Dear Mr Jone,
Note: đối với + phụ nữ có gia đình bạn phải dùng Mrs
+ phụ nữ chưa có gia đình dùng Miss
+ phụ nữ không rõ tình trạng hôn nhân dùng Ms
+ phụ nữ không rõ danh tính về tên và tình trạng hôn nhân dùng Madam
+ đàn ông dùng Mr
+ đàn ông không rõ danh tính dùng Sir
2) Main body( thân)
Note: nội dung của letter cần ngắn gọn nhưng đủ ý muốn truyền tải, các bạn không nên quá dài dòng trong phần này. tùy theo yêu cầu tuy nhiên tốt nhất phần này nên viết khỏang 150-200 từ
Ngay câu đầu của main body các bạn nên trình bày luôn lí do mình viết letter là gì, không nên diễn dải lòng vòng. thường là:
a)Beginnings:
+ I am writing/write to tell about/let you know about..../thank you for your enquiry; tell that your request is being process....
+ The reason for my writing is to ....
+ I am writing with reference to your letter...
+I would like to tell/send/let......
trong một số trường hợp các bạn có thể đưa một vài thông tin giới thiệu tiêu biểu về bản thân để người nhận có thẻ xác định được bạn là ai như tên,nghề nghiệp, nơi công tác.
b)Tiếp đó có thê chọn trong số formal phrases sau :
Thông tin đang yêu cầu:
- I would appreciate a reply
- Would you be able to help...?
- Could you please send me....?
Trả lời:
+ I was so sad to hear that you...
+ I am sorry to inform you that...
- I am very grateful for...
- I will not be able to attend the...
- We had a little bit of luck...
- Please find the...in the attachment
- I am pleased to send you....
Thank you for enquiry
- Do not hesitate to contact us if you require further assistance
-We hope you find thí satisfactory
-Thank you for your interest
- Your request is being processed
- We would be grateful if you could send me...
- we would also appreciate some imformation on...
Khi muốn yêu cầu, đề nghị lịch sự, muốn người khác hỏi lại bất cứ thông tin gì trong letter bạn gửi mà người đó chưa hiẻu rõ, bạn dùng các mẫu sau( signalling the end)
- If you have any futher questions, please contact me again.
+Please contact me if you have any ...( question, complaint..)
Please feel free/ do not hesitate...to contact me if...
trước khi kết thúc
c)I am looking/look forward to hearing from you soon.
3) Closings( kết)
nếu bắt đầu bằng Dear Ms/Mrs/Miss/Mr => kết thúc băng
yours sincerely,
kí tên
nếu bắt đầu với Dear Sir/Madam/Sir or Madam => kết thúc với
yours faithfully,
kí tên
Note: trong formal letter không được phép viết tắt, khi kí tên phải ki đầy đủ họ và tên.không nên dùng can và want. những từ có tính mệnh lệnh cao trong bài viết
Chúc các bạn viết formal letters thanh công! ^^
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét